Nada se detiene
Las vacaciones, las bajas y las semanas de mucho trabajo no detienen las aprobaciones.
Apirel garantiza que cada tarea tenga siempre un responsable. Las personas delegan antes de ausentarse, los plazos se escalan solos y los administradores pueden reasignar cualquier tarea que se quede atascada.
Aiko Tanaka
Directora financiera
Mei Lin
Delegada por ausencia
Haruto Ito
Jefe de división
Sara Ahmed
Administradora de flujos
Ahora la tiene: Aiko Tanaka. Aiko tiene la tarea y le quedan 6 horas laborables. Se envían recordatorios antes de que venza el plazo.
Ahora la tiene: Mei Lin. Aiko se marcó como ausente. Su delegada por ausencia, Mei, recibe la tarea de inmediato y decide en su nombre; queda registrado que fue Mei, actuando por Aiko.
Ahora la tiene: Haruto Ito. El plazo venció sin una decisión. La tarea se reasigna al contacto de escalado del paso, Haruto, que recibe aviso de inmediato.
Ahora la tiene: Sara Ahmed. No se encontró ningún aprobador para el paso. La tarea espera en la cola de tareas sin asignar, donde Sara la reasigna con un clic.
Delegación por ausencia
¿Se va de vacaciones? Designe un delegado para las fechas en que no esté, y las nuevas tareas le llegarán directamente, con constancia de que actúa en su nombre.
Plazos que actúan
Cada paso tiene un plazo en horas laborables. Se envían recordatorios antes de que venza y, si se incumple, la tarea puede reasignarse automáticamente a un contacto de escalado o al superior del aprobador.
Turnos de guardia
En las aprobaciones que necesitan a quien esté de guardia (noches, fines de semana, un puesto compartido), las tareas van a la persona que figura en el turno.
Cómo funciona
- 01
Prevea las ausencias
Los aprobadores designan delegados por ausencia; los solicitantes nombran representantes que actúen en su nombre.
- 02
Fije los plazos
Cada paso tiene un plazo, recordatorios y lo que debe ocurrir si se incumple.
- 03
Escalado automático
Las tareas vencidas se reasignan al contacto de escalado o al superior del aprobador, que recibe aviso al instante.
- 04
Reasigne cualquier tarea
Los administradores ven todas las tareas atascadas en una sola cola y las reasignan con un clic.
Preguntas
¿Puede un delegado ver todo lo que ve el aprobador?
Un delegado ve las tareas que se le han delegado, con lo necesario para decidirlas. Cada decisión registra quién actuó en nombre de quién.
¿Y si no se encuentra ningún aprobador para un paso?
En lugar de fallar, el paso espera en la cola de tareas sin asignar de los administradores, y ellos asignan a alguien.
¿Los plazos se cuentan en horas naturales?
No, en horas laborables, según el calendario laboral de su organización.
Más funciones
- Flujo de aprobaciónEnviar, modificar, aprobar con condiciones, retirar: cada estado, claro para todos los implicados.
- ConfiguraciónFormularios personalizados, flujos condicionales, organigrama y niveles de autoridad, configurados por su propio equipo.
- Aprobación de invitadosClientes, proveedores o auditores deciden sobre una tarea mediante un enlace seguro y de validez limitada.
- Auditoría y cumplimientoUn registro de auditoría que no se puede modificar, registros de aprobación imprimibles y exportación para cumplimiento normativo.
- IntegracionesWebhooks, claves de integración, inicio de sesión único y aprovisionamiento de usuarios.
- Aplicación móvilAplicación para iOS y Android para solicitantes y aprobadores: próximamente.
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