Nie blockiert
Urlaub, Krankheit und volle Wochen halten Genehmigungen nicht auf.
Apirel sorgt dafür, dass jede Aufgabe immer einen Zuständigen hat. Personen benennen vor ihrer Abwesenheit eine Stellvertretung, Fristen eskalieren von selbst, und Administratoren können alles neu zuweisen, was hängen bleibt.
Aiko Tanaka
Finanzleitung
Mei Lin
Stellvertretung bei Abwesenheit
Haruto Ito
Bereichsleitung
Sara Ahmed
Workflow-Administratorin
Zuständig jetzt: Aiko Tanaka. Aiko hat die Aufgabe und noch 6 Arbeitsstunden Zeit. Vor Ablauf der Frist werden Erinnerungen verschickt.
Zuständig jetzt: Mei Lin. Aiko hat sich als abwesend gemeldet. Ihre Stellvertreterin Mei erhält die Aufgabe sofort und entscheidet in ihrem Namen – dokumentiert als Mei, handelnd für Aiko.
Zuständig jetzt: Haruto Ito. Die Frist ist ohne Entscheidung verstrichen. Die Aufgabe geht an den Eskalationskontakt des Schritts, Haruto, der sofort benachrichtigt wird.
Zuständig jetzt: Sara Ahmed. Für den Schritt wurde kein Genehmiger gefunden. Er wartet in der Warteschlange nicht zugewiesener Aufgaben, wo Sara ihn mit einem Klick neu zuweist.
Stellvertretung bei Abwesenheit
Sie gehen in Urlaub? Benennen Sie für den Zeitraum Ihrer Abwesenheit eine Stellvertretung, und neue Aufgaben gehen direkt an sie – dokumentiert als in Ihrem Namen handelnd.
Fristen, die handeln
Jeder Schritt hat eine Frist in Arbeitsstunden. Vorher gehen Erinnerungen hinaus, und eine verpasste Frist kann die Aufgabe automatisch an einen Eskalationskontakt oder den Vorgesetzten des Genehmigers weiterleiten.
Bereitschaftspläne
Für Genehmigungen, die die gerade diensthabende Person brauchen – nachts, am Wochenende, an einem gemeinsamen Arbeitsplatz – gehen Aufgaben an die Person laut Plan.
So funktioniert es
- 01
Abwesenheit planen
Genehmiger legen eine Stellvertretung bei Abwesenheit fest; Antragsteller ernennen Vertreter, die für sie handeln.
- 02
Fristen festlegen
Jeder Schritt erhält eine Frist, Erinnerungen und eine Regel für den Fall, dass sie verpasst wird.
- 03
Automatisch eskalieren
Überfällige Aufgaben gehen an den Eskalationskontakt oder den Vorgesetzten des Genehmigers, der sofort benachrichtigt wird.
- 04
Alles neu zuweisen
Administratoren sehen jede blockierte Aufgabe in einer Warteschlange und weisen sie mit einem Klick neu zu.
Fragen
Sieht ein Stellvertreter alles, was der Genehmiger sieht?
Ein Stellvertreter sieht die ihm übertragenen Aufgaben mit allem, was für die Entscheidung nötig ist. Jede Entscheidung hält fest, wer für wen gehandelt hat.
Was, wenn für einen Schritt kein Genehmiger gefunden wird?
Der Schritt schlägt nicht fehl, sondern wartet in der Warteschlange nicht zugewiesener Aufgaben der Administratoren, die dann jemanden zuweisen.
Zählen Fristen in Kalenderstunden?
Nein – in Arbeitsstunden, nach dem Geschäftskalender Ihrer Organisation.
Weitere Funktionen
- GenehmigungsablaufEinreichen, ändern, unter Auflagen genehmigen, zurückziehen – jeder Status ist für alle Beteiligten klar.
- KonfigurationEigene Formulare, bedingte Abläufe, Organigramm und Befugnisstufen – von Ihrem eigenen Team eingerichtet.
- GastgenehmigungKunden, Lieferanten oder Prüfer entscheiden über eine Aufgabe per sicherem, zeitlich begrenztem Link.
- Prüfung und ComplianceEin unveränderbares Prüfprotokoll, druckbare Genehmigungsnachweise und Compliance-Export.
- IntegrationenWebhooks, Integrationsschlüssel, Single Sign-on und Benutzerbereitstellung.
- Mobile AppApp für iOS und Android für Antragsteller und Genehmiger – demnächst verfügbar.
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