Prüfung und Compliance
Prüfbereit vom ersten Tag an.
Jede Entscheidung ist einer namentlich bekannten Person, einem Zeitpunkt und der geltenden Version der Regeln zuzuordnen. Prüfer erhalten Lesezugriff auf alles, und auch jeder ihrer Zugriffe wird protokolliert.
- 09:02Priya Nair hat PR-2026-01482 eingereicht (Ablauf v7)
- 09:40Kenji Sato hat Schritt 1 genehmigt · Abteilungsleitung
- 11:15Aiko Tanaka hat Schritt 2 mit Auflage genehmigt
- 11:16System hat Daniel Weber benachrichtigt · fällig in 8 Arbeitsstunden
- 14:31Daniel Weber hat Schritt 3 genehmigt · erneut authentifiziert
- 14:31System meldet: Antrag unter Auflagen genehmigt
Ein Protokoll, das niemand ändern kann
Anmeldungen, Änderungen, Entscheidungen und Downloads werden mit wer, wann und von wo festgehalten – und so lange aufbewahrt, wie Ihre Aufbewahrungseinstellung vorgibt.
Genehmigungsnachweise
Drucken Sie einen vollständigen Nachweis zu jedem Antrag: seinen Inhalt, jeden Schritt und jede Entscheidung sowie eine Referenz, die belegt, dass er mit dem System übereinstimmt.
Export zur Prüfung
Prüfer exportieren Anträge und Anhänge für eine externe Prüfung, mit einem Manifest aus Prüfsummen – und der Export selbst wird protokolliert.
So funktioniert es
- 01
Alles wird festgehalten
Jede Aktion wird im selben Moment zu einem Eintrag im Prüfprotokoll.
- 02
Prüfer sehen nach
Eine eigene Prüferrolle liest jeden Antrag, nur lesend.
- 03
Nachweise werden gedruckt
Genehmigungs- und Entscheidungsnachweise sind druckfertig oder als PDF speicherbar.
- 04
Daten werden aufbewahrt, dann entfernt
Aufbewahrungsfristen legen Sie fest; personenbezogene Daten können auf Anfrage gelöscht werden.
Fragen
Können Administratoren jeden Antrag lesen?
Nein. Administratoren steuern den Ablauf anhand von Metadaten. Den Inhalt lesen die Beteiligten und die Prüfer.
Wie lange werden Daten aufbewahrt?
Anträge werden standardmäßig 10 Jahre aufbewahrt; Ihre Organisation legt ihre eigene Aufbewahrung im Rahmen ihres Tarifs fest.
Können wir personenbezogene Daten einer Person löschen?
Ja. Die persönlichen Angaben eines Benutzers können gelöscht werden, während die Genehmigungshistorie erhalten bleibt.
Weitere Funktionen
- GenehmigungsablaufEinreichen, ändern, unter Auflagen genehmigen, zurückziehen – jeder Status ist für alle Beteiligten klar.
- KonfigurationEigene Formulare, bedingte Abläufe, Organigramm und Befugnisstufen – von Ihrem eigenen Team eingerichtet.
- Stellvertretung und EskalationStellvertreter, Vertreter, Bereitschaftspläne und automatische Eskalation halten jede Aufgabe in Bewegung.
- GastgenehmigungKunden, Lieferanten oder Prüfer entscheiden über eine Aufgabe per sicherem, zeitlich begrenztem Link.
- IntegrationenWebhooks, Integrationsschlüssel, Single Sign-on und Benutzerbereitstellung.
- Mobile AppApp für iOS und Android für Antragsteller und Genehmiger – demnächst verfügbar.
Richten Sie noch heute Ihren ersten Genehmigungsablauf ein.
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