Gastgenehmigung
Externe Genehmiger einbinden. Ohne Konten.
Manche Genehmigungen brauchen jemanden außerhalb Ihrer Organisation. Senden Sie ihm einen sicheren Link: Er bestätigt seine E-Mail-Adresse mit einem Einmalcode, sieht genau diesen einen Antrag, entscheidet und druckt einen Nachweis seiner Entscheidung.
Acme Trading Co., Ltd. über Apirel
Ihre Genehmigung wird angefragt: PR-2026-01482
Geben Sie den 6-stelligen Code ein, den wir an Ihre E-Mail-Adresse gesendet haben
Nichts sichtbar vor der Prüfung
PR-2026-01482
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Entscheidungsnachweis des Gastes
Genehmigt von Lena Fischer (Northwind Systems) · 21. Okt. 2026, 16:05
Drucken1. Der Link kommt an
Eine E-Mail mit dem Namen der Organisation, der Antragsnummer und einem Link, der für eine festgelegte Zeit gilt.
2. E-Mail-Prüfung
Die Seite zeigt nichts an, bis der Gast seine E-Mail-Adresse mit einem 6-stelligen Code bestätigt.
3. Prüfen und entscheiden
Der Gast sieht genau diesen einen Antrag und genehmigt, lehnt ab oder fordert Änderungen an.
4. Entscheidungsnachweis
Ein druckfertiger Nachweis der Entscheidung mit einer Referenz, die jede berechtigte Person überprüfen kann.
Nichts sichtbar vor der Prüfung
Den Link zu haben reicht nicht. Die Seite zeigt nichts über den Antrag, bis der Code eingegeben ist, der an die eigene E-Mail-Adresse des Gastes gesendet wurde.
Eine Aufgabe, ein Link
Jeder Link öffnet nur eine Aufgabe, ist nicht zu erraten und läuft ab. Antragsteller können einen neuen Link senden, wenn er abgelaufen ist.
Gleiches Protokoll, gleiche Regeln
Gastentscheidungen folgen den Abschlussregeln des Schritts und werden mit Namen, E-Mail-Adresse und den eingegebenen Angaben des Gastes festgehalten.
So funktioniert es
- 01
Gastschritt hinzufügen
Fügen Sie im Ablauf einen Schritt für einen externen Genehmiger hinzu – fest vorgegeben oder vom Antragsteller eingetragen.
- 02
Gast erhält E-Mail
Wenn der Schritt beginnt, erhält der Gast seinen persönlichen Link.
- 03
Gast entscheidet
Nach dem E-Mail-Code prüft er genau diese eine Aufgabe und entscheidet.
- 04
Nachweis bleibt erhalten
Die Entscheidung wird Teil der Historie des Antrags und des Prüfprotokolls.
Fragen
Braucht ein Gast ein Konto?
Nein. Ein Gast weist bei jedem Besuch mit einem Einmalcode nach, dass er die E-Mail-Adresse kontrolliert.
Was kann ein Gast sehen?
Nur den Antrag, über den er entscheiden soll, ohne interne Kommentare oder andere Anträge.
Lassen sich Gäste deaktivieren?
Ja. Die Gastgenehmigung ist ausgeschaltet, bis ein Administrator sie einschaltet.
Weitere Funktionen
- GenehmigungsablaufEinreichen, ändern, unter Auflagen genehmigen, zurückziehen – jeder Status ist für alle Beteiligten klar.
- KonfigurationEigene Formulare, bedingte Abläufe, Organigramm und Befugnisstufen – von Ihrem eigenen Team eingerichtet.
- Stellvertretung und EskalationStellvertreter, Vertreter, Bereitschaftspläne und automatische Eskalation halten jede Aufgabe in Bewegung.
- Prüfung und ComplianceEin unveränderbares Prüfprotokoll, druckbare Genehmigungsnachweise und Compliance-Export.
- IntegrationenWebhooks, Integrationsschlüssel, Single Sign-on und Benutzerbereitstellung.
- Mobile AppApp für iOS und Android für Antragsteller und Genehmiger – demnächst verfügbar.
Richten Sie noch heute Ihren ersten Genehmigungsablauf ein.
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